II. Princípios da Proteção de Dados

Todos os dados pessoais que recolhemos, tratamos e armazenamos:

• São objeto de um tratamento lícito, leal e transparente;
• São recolhidos para finalidades determinadas, explícitas e legítimas, não podendo ser tratados posteriormente de uma forma incompatível com essa finalidade;
• São relevantes para as finalidades que lhe foram comunicadas e limitados a essa finalidade;
• São exatos e atualizados;
• São conservados apenas durante o tempo necessário à finalidade que lhe foi comunicada.

II.I.I. Que tipo de informação guardamos sobre si

Dados pessoais ou informação pessoal, é qualquer informação sobre uma pessoa singular que a identifique. Dados em que a identidade tenha sido anonimizada não são considerados dados pessoais. Existem “categorias especiais” mais sensíveis que requerem um nível superior de proteção.

O Grupo Cerealis recolhe, armazena e trata as seguintes categorias de informação pessoal:

• Dados de identificação, como nome completo, data de nascimento, nacionalidade, naturalidade, estado civil, agregado familiar, número de cartão de cidadão ou outro meio de identificação equivalente, número de identificação fiscal, número de Segurança Social e Carta de Condução (nos casos aplicáveis);
• Fotografia tipo-passe, para efeitos de instrução do processo individual do trabalhador;
• Dados de contacto, como telefone/telemóvel, endereço de correio eletrónico, morada, código postal, localidade e contactos de dados pessoais de familiares (contactos de emergência);
• Outra informação de caráter pessoal do agregado familiar, como nomes completos, número de dependentes, datas de nascimento e número de identificação fiscal e número de cartão de cidadão;
• Informação sobre habilitações literárias e carreira profissional, como, Curriculum Vitae, experiências profissionais, certificados de habilitações literárias e de formações;
• Informação Financeira, como IBAN (e respetivo comprovativo), recibos de vencimento;
• Dados sobre o cumprimento do horário de trabalho, dados relacionados com o cumprimento do horário laboral, assiduidade e pontualidade;
• Dados de desempenho profissional associados ao cargo, dados relacionados com o cumprimento das obrigações contratuais, como avaliações de desempenho, dados de produtividade e alcance de objetivos.
• Informação necessária para medicina do trabalho e curativa e seguro de acidentes de trabalho.
• Fotografias e Vídeos, recolhidos e partilhados com o seu consentimento, nos eventos organizados pelo Grupo Cerealis;

Além destes recolhe, armazena e trata as seguintes categorias de dados pessoais sensíveis:

• Recolha de imagens em CCTV;
• Biometria
• Geolocalização
• Dados de saúde – Fichas de aptidão médica.
• Filiação sindical.

II.I.II. Como é que os seus dados pessoais são recolhidos?

O Grupo Cerealis recolhe informação pessoal dos trabalhadores através de entrega em suporte papel, e-mail ou aplicações informáticas. Por vezes, a informação é recolhida através de antigos trabalhadores, empresas de recrutamento, empresas de trabalho temporário e empresa de medicina de trabalho. Durante o período de duração do contrato, será recolhida informação pessoal adicional relacionada com a sua atividade.

II.I.III. Como é que utilizamos a sua informação pessoal?

O Grupo Cerealis apenas trata a informação pessoal quando o tratamento é permitido por lei. Normalmente, usamos os dados para as seguintes circunstâncias:

1. Para o cumprimento do contrato de trabalho;
2. Para o cumprimento de uma obrigação legal;
3. Quando for necessário para os nossos interesses legítimos (ou de terceiros) e os direitos e liberdades fundamentais do trabalhador não se sobreponham.

Adicionalmente, e em circunstâncias raras, os dados poderão ainda ser utilizados para proteção dos interesses vitais do trabalhador ou outra pessoa singular;

Situações em que utilizamos os seus dados pessoais

A Cerealis trata os seus dados para garantir o cumprimento das obrigações decorrentes da relação contratual estabelecida entre a empresa e o colaborador, abrangendo todas as atividades necessárias para a gestão e execução do contrato de trabalho, incluindo, mas não exaustivo:

• Elaboração do contrato de trabalho, assegurando a formalização legal da relação laboral.
• Processamento salarial, garantindo o cálculo e pagamento pontual das remunerações e benefícios.
• Processamentos relacionados com a gestão de recursos humanos, como gestão de horários, registos administrativos e atualizações contratuais.
• Gestão da carreira, promovendo o desenvolvimento profissional do colaborador e a progressão na estrutura organizacional.
• Avaliação de desempenho, para gerir e melhorar a eficácia e a produtividade dos colaboradores.
• Formação, assegurando a atualização e o aperfeiçoamento de competências, alinhadas com as necessidades da função desempenhada.
• Celebração de seguros de saúde, proporcionando benefícios adicionais ao colaborador e assegurando o cumprimento de acordos contratuais ou políticas internas.
• Instrução de processos disciplinares, quando aplicável, garantindo o cumprimento das normas e regulamentos internos.
• Registo de assiduidade e controlo de acessos, para assegurar a gestão eficiente da presença e segurança nas instalações.
• Execução da atividade laboral, disponibilizando os recursos e condições necessárias para o desempenho das funções atribuídas.
• Pagamento de despesas subjacentes à atividade laboral, como deslocações, refeições, e outras despesas relacionadas com a função.

E ainda, para providenciar os seguintes benefícios:

Para atribuição de direitos associados a representação sindical;
Para conduzir avaliações de desempenho;
Para a decisão sobre questões salariais e compensações;
Para avaliar as qualificações para determinada tarefa ou função, incluindo promoções;
Para acordar a cessação do vínculo;
Para lidar com litígios envolvendo o trabalhador, a outros colaboradores ou a terceiras partes;
Para preencher o registo de assiduidade;
Para gerir as baixas médicas;
Para cumprir com as obrigações de segurança e saúde no trabalho;
Para instruir processos disciplinares;
Para monitorizar o uso de informação e do sistema de comunicações para assegurar o cumprimento com as políticas de IT;
Para prevenir o acesso de pessoal não autorizado aos computadores e sistema de comunicações eletrónico.

No caso de o trabalhador não fornecer a informação necessária, a empresa não poderá executar as suas obrigações perante este, tais como o pagamento de retribuição ou conceder certo benefício devido. Da mesma forma, pode ficar comprometido o cumprimento de outras obrigações legais, como as de segurança e saúde no trabalho.

II.I.IV. Utilização dos dados para outras finalidades

Os dados apenas serão utilizados para as finalidades para as quais foram recolhidos. Contudo, em casos pontuais, poderão ser utilizados para outros fins, desde que essa finalidade ainda se enquadre nos limites do tratamento inicial e estejam garantidas as condições de segurança necessárias. Sempre que tal circunstância se verifique a empresa notificará o trabalhador expondo todos os motivos e base legal para o novo tratamento.

II.I.V. Tratamento de dados de categoria especial

São considerados dados de categoria especial os dados pessoais que revelem a origem racial ou étnica, as opiniões políticas, as convicções religiosas ou filosóficas, ou a filiação sindical, bem como o tratamento de dados genéticos, dados biométricos para identificar uma pessoa de forma inequívoca, dados relativos à saúde ou dados relativos à vida sexual ou orientação sexual de uma pessoa.

Estes tipos de dados só podem ser tratados em casos específicos previstos na lei, designadamente no artigo 9º do RGPD, entre eles:

• Se o titular dos dados tiver dado o seu consentimento explícito para o tratamento;
• Se o tratamento for necessário para efeitos do cumprimento de obrigações e do exercício de direitos específicos do responsável pelo tratamento ou do titular dos dados em matéria de legislação laboral, Acordos Coletivos de Trabalho, de segurança social e de proteção social;
• Se o tratamento for necessário para proteger os interesses vitais do titular dos dados ou de outra pessoa singular, no caso de o titular dos dados estar física ou legalmente incapacitado de dar o seu consentimento;
• Se o tratamento se referir a dados pessoais que tenham sido manifestamente tornados públicos pelo seu titular;
• Se o tratamento for necessário à declaração, ao exercício ou à defesa de um direito num processo judicial ou sempre que os tribunais atuem no exercício da sua função jurisdicional.

II.I.VI. Os seus direitos e deveres como trabalhador:

Dever de nos manter informados de alterações

É muito importante que a informação pessoal que nós retemos sobre si esteja correta e atualizada. Por favor, mantenha-nos informado das alterações que existam na mesma durante a sua relação laboral connosco.

O Direito de Informação

Tem o direito de ser informado quanto ao modo como os seus dados serão tratados pelo Grupo Cerealis de acordo com os artigos 13º e 14º do RGPD.

O Direito de Acesso

Tem o direito de aceder aos seus dados pessoais e a todas as informações respeitantes ao tratamento em causa.

O Direito de Correção

Tem o direito a solicitar a correção da informação pessoal que nós guardamos sobre si que esteja desatualizada, incorreta ou incompleta.

O Direito ao Apagamento

Tem o direito a solicitar o apagamento dos seus dados pessoais em certas situações. Isto permite que possa pedir ao Grupo Cerealis para que apague a sua informação pessoal caso não haja uma razão aceitável para que a continuemos a processar.

Direito de oposição ao tratamento

Tem o direito a opor-se ao processamento dos seus dados pessoais quando estivermos a processar os mesmos com fundamento no interesse legítimo.

Direito de requerer a limitação do tratamento

Tem o direito de requerer a limitação do tratamento dos seus dados pessoais, por exemplo, se quiser que verifiquemos a sua precisão ou fundamento para processamento.

Finalidades para o tratamento dados de categoria especial

Em concreto, os dados de categoria especial recolhidos apenas serão tratados nas seguintes situações:

• No caso de dados de saúde, a constar nas baixas médicas, para o cumprimento de obrigações laborais e para efeitos de subscrição dos seguros subjacentes ao Acordo Coletivo de Trabalho da Atividade Seguradora;
• As informações sobre o estado de saúde físico e mental e incapacidades para assegurar a segurança e saúde no trabalho e verificar a aptidão para o desempenho das tarefas, para providenciar as adequadas adaptações ao local de trabalho e para realizar a gestão adequada das faltas;
• As imagens gravadas e outros dados pessoais registados através da utilização de vídeo ou outros meios tecnológicos de vigilância à distância, tem como finalidade a proteção e segurança de pessoas e bens e só serão utilizadas no âmbito do processo penal e apuramento de responsabilidade disciplinar que ocorra em simultâneo;
• Os dados biométricos dos trabalhadores só serão considerados para controlo de assiduidade e para controlo de acessos às instalações do empregador;
• A informação sobre a filiação sindical será apenas utilizada para atribuição dos devidos benefícios no horário de trabalho;
• O teste de alcoolemia será apenas utilizado garantir a proteção e segurança do trabalhador ou de terceiros.

Consentimento

Enquanto fundamento de licitude será utilizado apenas para a recolha e tratamento da imagem dos nossos trabalhadores

Decisões individuais automatizadas

A decisões automatizadas verificam-se quando um sistema eletrónico usa informação pessoal para tomar uma decisão sem a intervenção humana. A entidade empregadora está autorizada a recorrer a estes mecanismos sempre que seja necessário para a celebração ou execução do contrato de trabalho; quando seja autorizado pela lei do estado membro em que a empresa está a exercer a atividade ou quando seja prestado o consentimento expresso do trabalhador para tal. O trabalhador pode retirar o seu consentimento a qualquer momento.

O empregador implementará medidas, respeitando sempre o seu Código de Conduta, para salvaguarda dos direitos, liberdades e legítimos interesses do titular dos dados, designadamente o direito de, pelo menos, obter intervenção humana por parte do responsável, manifestar o seu ponto de vista e contestar a decisão.

Destinatários

O Grupo Cerealis poderá enviar os seus dados pessoais para entidades terceiras que prestem serviços de administração da relação de trabalho, entre elas:

• Empresas de software de gestão de recursos humanos;
• Empresas de higiene e segurança no trabalho;
• Companhias de seguros;
• Organismos do Estado;
• Agentes de Execução;

Apenas serão selecionados subcontratantes que apresentem garantias suficientes de execução de medidas adequadas a cumprir as exigências impostas pelo RGPD. Estes prestadores de serviços não estão autorizados a utilizar os dados dos trabalhadores do Grupo Cerealis para fins próprios, apenas realizam os tratamentos expressamente identificados pelo empregador e nos termos estabelecidos por este.

Todos os trabalhadores do prestador de serviço estão vinculados por um dever de confidencialidade.

II.I.VII. Medidas de segurança dos dados pessoais

A fim de garantir o devido nível de segurança dos dados pessoais dos seus trabalhadores o Grupo Cerealis implementou as seguintes medidas:

• Política Geral de Segurança da Informação;
• Política e procedimentos de gestão de acessos;
• Política de Passwords;
• Normas de acesso remoto e à internet.

Tais medidas têm como objetivo evitar a perda acidental dos dados ou o uso, acesso, alteração ou a divulgação destes dados por trabalhadores não autorizados.

Para tal o acesso aos dados é limitado aos trabalhadores e prestadores de serviço cujas funções implicam necessariamente o acesso a eles. O tratamento por estes será feito nos termos estipulados pelo Grupo Cerealis estando sujeitos a deveres de confidencialidade.

O Grupo Cerealis desenvolve igualmente procedimentos para resolver qualquer suspeita de quebra de segurança e irá notificar os seus trabalhadores no caso de qualquer fuga, nos termos impostos pelo RGPD.

Taxas para o exercício do seu direito

Não vai ter de pagar qualquer taxa para aceder a sua informação pessoal (ou para exercer qualquer outro direito), contudo, no caso dos seus pedidos forem, claramente, infundados ou excessivos o Grupo Cerealis pode, nessas circunstâncias, recusar cumprir com o pedido.

O que podemos precisar de si

O Grupo Cerealis poderá requerer informação específica sobre si, de forma a confirmar a sua identidade e garantir o seu direito de acesso aos dados pessoais. Esta é uma medida de segurança para garante que a sua informação pessoal não é divulgada a nenhuma pessoa que não tenha autorização para aceder à mesma.

Direito a retirar o consentimento

Nas situações em que deu o seu consentimento para a recolha e processamento dos seus dados pessoais para um fim específico, tem o direito a retirar o seu consentimento a qualquer tempo. Para o fazer, contacte a nossa Comissão de Segurança e Privacidade.

Mudança na Política de Privacidade

O Grupo Cerealis reserva o direito de atualizar esta Política de Privacidade a qualquer tempo. Notificaremos todos os nossos trabalhadores de futuras mudanças substanciais.

Uma cópia total desta Política de Privacidade pode ser obtida, digitalmente, no Portal Colaborador do Grupo Cerealis, e uma cópia física no departamento de Recursos Humanos.